玉原国際セミナーハウスは、財団法人森林文化協会から玉原高原の「朝日の森ロッジ」を2005年4月に東京大学に譲渡していただき、約２カ月の改修工事を 経て7月にオープンした。雪深い玉原高原にあるセミナーハウスが利用できるのは、5月上旬から11月上旬までの約半年間。管理人が常駐する体制ではないこ とから、利用者の食料調達などのため、利用日や利用人数を正確に把握することが必要不可欠だった。そこで、数理科学研究科の総務係、材料調達などをおこな う管理会社及び現地の管理人の3者が予約状況を把握する目的で、インターネット予約システムの構築を検討しはじめた。

FUSION GOLのウェブホスティングパッケージを選んだ理由について、システムの構築メンバーとして関わった大学院数理科学研究科助手の麻生和彦氏はこう語る。
「導入コストが、ほかのベンダーのシステムより数字一桁分、安かったからですね。パッケージ化されているので、一から構築するより低コストで、かつ短期間に導入できると考えました」

麻生氏は、数理科学研究科でネットワークを使ったアプリケーション開発などを研究している専門家。設計やプログラム開発に対する目は非常にシビアだが、プロの目から見ても、満足のいくシステムだったという。

2005年7月、一度システムを構築した後、約半年のテスト期間を経て、2006年2月からインターネット予約システムが本格スタートした。セミナーハウ スの申込者は、数理科学研究科の教員が中心だ。まず総務係に利用申込みをメールで送ると、総務係の担当者がスケジュールを確認して予約システムに仮予約を 入力する。予約を受理された申請者には、予約番号とパスワードが発行され、それ以降は利用者がインターネット経由で入力内容を確認したり、宿泊人数や食事 数、研修室の利用の有無などが変更できるようになる。

予約システムのオペレートを担当している数理科学研究科総務係の鴨下記代子氏は、「入力画面がとてもシンプルなので、パソコンに不慣れな方や、セミ ナーハウスの管理人さんも迷うことなく操作ができます。管理画面では、チェックイン済み、予約申請中、予約中、キャンセルといったステータスの変更等の入 力ミスをしても簡単に元に戻すことができて、安心して使うことができます」と話す。FUSUIONのサポート体制に対しても、「記載内容の変更をリクエス トした時も、素早く対処していただきました」（鴨下氏）と、高く評価している。

予約システムは、今年が1年目の運用であるため、導入の効果や、利用者の反応を確かめるといったフェーズはこれからになる。しかし、予約業務の効率化は確実に進んでいるという。

「今後は、予約システムを活用して、みなさんに積極的にセミナーハウスを利用していただき、研究者同士の交流が深まればうれしいですね」と麻生氏は語る。